Riscontriamo spesso un piccolo-grande problema – da parte di quei coworker dei quali seguiamo anche la contabilità – riguardante l’archiviazione dei documenti contabili.

Estratti conto, fatture, ricevute, bollette, contabili bancarie, messaggi di posta elettronica certificata (PEC) eccetera eccetera: un mondo di documenti che – ovviamente – è bene non perdere mai di vista.

Ebbene, qual è il problema?

Eccolo qua: immaginiamo che un professionista abbia il conto presso la Banca ABC per le sue necessità in ambito bancario.

Dove rimangono i documenti relativi alle varie operazioni?

Nell’archivio online della Banca ABC, naturalmente… ma attenzione, che qui arriva il bello (si fa per dire).

Invogliato da una promozione molto valida, il nostro professionista decide di cambiare banca passando, per le sue esigenze di servizi relativi, all’Istituto Bancario XYZ.

Fantastico!

Apriamo la posizione cliente sul portale dell’Istituto Bancario XYZ e iniziamo questo nuovo rapporto.

Arriva il momento in cui servono i documenti contabili dell’anno precedente… si va sul sito della Banca ABC e – sorpresa! – la posizione cliente del nostro professionista, giustamente, non esiste più, e quindi non esiste più nemmeno l’archivio delle sue contabili, estratti conto e documenti vari.

Nessun. Documento. Disponibile.

Ecco perché è fondamentale che ognuno abbia sempre – su PC, su cloud, in un hard disk, dove si vuole – un archivio dei documenti fiscali.

Casi di documenti contabili non disponibili – purtroppo ricorrenti nel nostro lavoro – comportano disagi non necessari, oltre che costi ulteriori, magari per sanzioni o irregolarità.

Morale: cari amici, abbiate cura dei vostri archivi, i documenti sono indispensabili per gestire le posizioni lavorative di ognuno di voi in modo ottimale, laddove “ottimale” significa niente meno che… lavorare meglio e pagare di meno!